Gestionarea furnizorilor, comenzilor de achiziție, stocurilor, depozitelor și livrărilor devine din ce în ce mai dificilă pe măsură ce o companie crește. Atunci când informațiile sunt împărțite între Excel, email, ERP și alte aplicații, apar întârzieri, erori și o vizibilitate redusă asupra operațiunilor.
Un software SCM poate centraliza aceste procese și poate ajuta compania să gestioneze mai eficient întregul lanț de aprovizionare.
În acest ghid explicăm ce este un sistem SCM, ce funcționalități poate include, cum diferă de ERP și în ce situații merită implementată o soluție de Supply Chain Management.
Ce înseamnă SCM?
SCM este abrevierea de la Supply Chain Management, adică managementul lanțului de aprovizionare.
Supply chain-ul include procesele și organizațiile implicate în deplasarea produselor, materialelor și informațiilor de la furnizor până la clientul final.
În funcție de activitatea companiei, acest lanț poate include:
- furnizori;
- achiziții;
- materii prime;
- producție;
- stocuri;
- depozite;
- transport;
- distribuție;
- magazine sau platforme eCommerce;
- clienți finali.
Managementul eficient al acestor procese presupune ca informațiile să circule rapid între departamente și sistemele utilizate de companie.
Ce este un software SCM?
Un software SCM este o aplicație sau o platformă care ajută companiile să administreze și să automatizeze procesele asociate lanțului de aprovizionare.
În loc ca achizițiile, stocurile, furnizorii și transporturile să fie gestionate separat, un sistem SCM poate centraliza informația și poate oferi o imagine mai clară asupra operațiunilor.
Un astfel de sistem poate conecta date provenite din:
- ERP;
- CRM;
- platforma eCommerce;
- sisteme de warehouse management;
- aplicații de transport și logistică;
- marketplace-uri;
- aplicații interne;
- sisteme ale furnizorilor.
Scopul nu este doar stocarea informațiilor, ci folosirea lor pentru coordonarea mai bună a proceselor.
Ce probleme poate rezolva un sistem SCM?
Necesitatea unui sistem SCM apare frecvent atunci când o companie se dezvoltă și procesele care funcționau pentru un volum redus devin greu de administrat.
Lipsa unei imagini clare asupra stocurilor
Stocurile pot exista în mai multe depozite, magazine sau locații. Dacă informațiile nu sunt sincronizate, compania poate avea dificultăți în a determina rapid ce produse sunt disponibile.
Un sistem SCM poate centraliza informațiile despre stoc și poate permite monitorizarea acestuia pe locații.
Achiziții gestionate manual
Dacă necesarul de aprovizionare este calculat manual în Excel, există riscul apariției întârzierilor și erorilor.
Prin automatizare pot fi create reguli care identifică produsele care se apropie de nivelul minim de stoc și care necesită reaprovizionare.
Informații dispersate între departamente
Departamentul de vânzări poate utiliza CRM-ul, contabilitatea ERP-ul, magazinul online propria bază de date, iar depozitul un alt sistem.
Dacă aceste aplicații nu comunică, angajații ajung să transfere manual informațiile între ele.
Vizibilitate redusă asupra furnizorilor
Un sistem SCM poate centraliza informațiile despre furnizori, comenzi, termene de livrare și istoricul aprovizionării.
Astfel, compania poate compara mai ușor performanța furnizorilor și poate identifica probleme recurente.
Care sunt principalele funcționalități ale unui software SCM?
Funcționalitățile diferă în funcție de industrie și de procesele companiei. Un sistem SCM poate include mai multe module.
1. Managementul furnizorilor
Compania poate centraliza informații precum:
- datele furnizorului;
- produsele furnizate;
- prețurile negociate;
- condițiile comerciale;
- termenele de livrare;
- istoricul comenzilor;
- documentele și contractele.
2. Managementul achizițiilor
Procesul de achiziție poate fi gestionat digital, de la identificarea necesarului până la recepția produselor.
Un workflow poate include:
- cerere de achiziție;
- aprobare internă;
- selectarea furnizorului;
- comandă de achiziție;
- confirmarea furnizorului;
- recepția mărfii;
- actualizarea stocului.
3. Managementul stocurilor
Stocurile reprezintă una dintre cele mai importante componente ale supply chain-ului.
Un sistem SCM poate permite:
- vizualizarea stocului curent;
- monitorizarea stocului pe depozite;
- stabilirea nivelurilor minime și maxime;
- identificarea produselor cu rotație redusă;
- gestionarea transferurilor între locații;
- generarea alertelor de reaprovizionare.
4. Managementul depozitelor
Pentru companiile cu operațiuni logistice complexe, SCM-ul poate fi conectat cu un sistem WMS – Warehouse Management System.
Astfel pot fi gestionate procese precum recepția, localizarea produselor, picking-ul și pregătirea comenzilor pentru expediere.
5. Managementul comenzilor
Comenzile pot proveni din mai multe surse:
- echipa de vânzări;
- platforma eCommerce;
- marketplace-uri;
- parteneri B2B;
- magazine fizice.
Centralizarea comenzilor permite verificarea mai rapidă a disponibilității produselor și planificarea livrărilor.
6. Logistică și transport
În funcție de cerințele proiectului, o soluție SCM poate integra informații despre transportatori, AWB-uri, statusul expedițiilor și costurile logistice.
7. Dashboard-uri și raportare
Un avantaj important al digitalizării supply chain-ului este posibilitatea de a transforma datele operaționale în rapoarte utile pentru management.
Pot fi urmărite, de exemplu:
- valoarea stocului;
- rotația stocurilor;
- produsele cu stoc critic;
- durata medie de aprovizionare;
- performanța furnizorilor;
- volumul comenzilor;
- întârzierile;
- costurile logistice.
Software SCM vs ERP: care este diferența?
SCM și ERP sunt deseori confundate deoarece ambele sisteme lucrează cu date importante pentru operațiunile unei companii.
Un ERP gestionează în general procese interne precum financiar-contabil, facturare, achiziții, stocuri, producție sau resurse.
Un sistem SCM este concentrat mai specific pe fluxul de produse, materiale și informații prin lanțul de aprovizionare.
În practică, cele două soluții nu trebuie neapărat să se excludă.
O arhitectură poate arăta astfel:
eCommerce → SCM → ERP → depozit → transportator
Într-un astfel de sistem, fiecare aplicație gestionează anumite procese, iar integrarea API permite schimbul automat de informații.
SCM și ERP pot fi integrate?
Da. Integrarea dintre SCM și ERP este una dintre cele mai importante componente ale unei infrastructuri software bine conectate.
De exemplu, o comandă de achiziție creată în SCM poate genera sau actualiza informații în ERP, iar recepția produselor poate actualiza automat stocurile disponibile.
Integrarea reduce necesitatea introducerii aceleiași informații în mai multe sisteme.
Integrarea SCM cu o platformă eCommerce
Pentru o companie care vinde online, sincronizarea dintre eCommerce și supply chain este foarte importantă.
Un workflow poate funcționa astfel:
- Clientul plasează o comandă online.
- Comanda este transmisă către sistemele interne.
- Stocul este verificat.
- Depozitul primește informațiile pentru pregătirea comenzii.
- Transportatorul primește datele necesare.
- Statusul livrării este transmis înapoi către platformă.
Cu cât volumul comenzilor este mai mare, cu atât automatizarea acestor transferuri de date devine mai importantă.
Software SCM standard sau soluție SCM personalizată?
Companiile pot alege între produse SCM disponibile pe piață și dezvoltarea unei soluții adaptate propriilor procese.
Când poate fi suficient un produs standard?
- procesele companiei sunt relativ standard;
- funcționalitățile necesare există deja;
- integrarea cu celelalte sisteme este disponibilă;
- compania poate adapta procesele la produs.
Când poate avea sens o soluție SCM custom?
- compania are workflow-uri specifice;
- există mai multe sisteme care trebuie integrate;
- procesele existente nu se potrivesc unui produs standard;
- sunt necesare reguli speciale de aprovizionare;
- există operațiuni B2B complexe;
- compania dorește control asupra evoluției platformei.
În multe situații este posibilă și o abordare hibridă: păstrarea sistemelor existente și dezvoltarea unei aplicații care le conectează și completează funcționalitățile lipsă.
Cum știi dacă firma ta are nevoie de un sistem SCM?
Câteva semnale pot indica faptul că procesele actuale au nevoie de o soluție mai bine integrată:
- stocurile sunt urmărite în mai multe fișiere Excel;
- aceleași date sunt introduse manual în mai multe aplicații;
- echipa nu poate vedea rapid stocul disponibil;
- aprovizionarea depinde foarte mult de verificări manuale;
- comenzile și furnizorii sunt administrați prin email;
- există frecvent diferențe între stocul fizic și cel din sistem;
- managementul nu dispune de rapoarte centralizate;
- platforma eCommerce, ERP-ul și depozitul nu sunt sincronizate;
- creșterea volumului de comenzi necesită tot mai mult personal administrativ.
Ce beneficii poate aduce digitalizarea supply chain-ului?
Beneficiile reale depind de procesele și situația fiecărei companii, dar obiectivele urmărite prin implementarea unui SCM sunt în general:
- vizibilitate mai bună asupra stocurilor;
- reducerea operațiunilor manuale;
- mai puține introduceri duplicate de date;
- urmărirea mai simplă a achizițiilor;
- coordonare mai bună între departamente;
- identificarea rapidă a problemelor de aprovizionare;
- raportare centralizată;
- scalarea operațiunilor fără creșterea proporțională a activităților administrative.
Cum se implementează un software SCM?
Implementarea nu ar trebui să înceapă direct cu dezvoltarea aplicației.
1. Analiza proceselor existente
Primul pas este documentarea fluxului actual:
- cum se fac achizițiile;
- cum se actualizează stocurile;
- cum sunt gestionate comenzile;
- ce aplicații sunt utilizate;
- unde este necesară intervenția manuală.
2. Identificarea integrărilor
Trebuie stabilit ce sisteme vor comunica cu SCM-ul: ERP, CRM, eCommerce, WMS, curieri sau alte aplicații.
3. Definirea workflow-urilor
Procesele importante sunt transformate în workflow-uri digitale și sunt stabilite regulile de automatizare.
4. Implementarea etapizată
Pentru proiectele complexe, implementarea poate fi împărțită în module. De exemplu, compania poate începe cu furnizori, achiziții și stocuri, apoi poate adăuga logistică și funcționalități avansate.
5. Integrare și testare
Sistemele trebuie testate împreună, nu doar individual. O modificare de stoc, o comandă sau o recepție trebuie să se reflecte corect în aplicațiile conectate.
Ce trebuie urmărit înainte de alegerea unei soluții SCM?
Înainte de implementare, merită evaluate câteva aspecte importante:
- numărul de utilizatori;
- numărul de produse sau SKU-uri;
- numărul de depozite;
- numărul de furnizori;
- volumele de comenzi;
- sistemele existente;
- integrările API disponibile;
- nivelul de automatizare necesar;
- cerințele de raportare;
- planurile de extindere ale companiei.
Poate fi introdus AI într-un sistem SCM?
Da, dar AI-ul trebuie folosit acolo unde există o problemă concretă și suficiente date relevante.
În funcție de proiect, modelele de analiză și inteligență artificială pot fi utilizate pentru:
- analizarea istoricului cererii;
- identificarea unor anomalii;
- clasificarea documentelor;
- procesarea solicitărilor furnizorilor;
- analiza datelor operaționale;
- asistență în generarea rapoartelor.
Totuși, automatizarea trebuie proiectată astfel încât deciziile critice să poată fi validate și controlate.
Întrebări frecvente despre software SCM
Ce înseamnă SCM?
SCM înseamnă Supply Chain Management și reprezintă managementul fluxurilor de produse, materiale, informații și procese din lanțul de aprovizionare.
Ce este un sistem SCM?
Este o aplicație software folosită pentru gestionarea și automatizarea proceselor precum furnizori, achiziții, stocuri, depozite, comenzi și logistică.
Care este diferența dintre SCM și ERP?
ERP-ul gestionează o gamă largă de procese interne ale companiei, în timp ce SCM-ul este concentrat în special asupra lanțului de aprovizionare. Cele două sisteme pot fi integrate.
Poate SCM-ul fi conectat la magazinul online?
Da. O integrare poate sincroniza comenzile, stocurile, depozitul, ERP-ul și procesele logistice cu platforma eCommerce.
Este necesar un software SCM custom?
Nu în toate situațiile. Dacă un produs existent acoperă cerințele companiei, acesta poate fi o alegere foarte bună. Dezvoltarea custom devine relevantă atunci când procesele și integrările sunt specifice.
Concluzie
Un software SCM poate deveni infrastructura care conectează furnizorii, achizițiile, stocurile, depozitele, comenzile și logistica unei companii.
Valoarea unui astfel de sistem nu vine însă din numărul de funcționalități, ci din cât de bine reflectă procesele reale ale organizației și cât de eficient comunică cu aplicațiile deja existente.
Dacă procesele de supply chain sunt împărțite între Excel, email, ERP, eCommerce și alte aplicații, primul pas poate fi analiza fluxului actual și identificarea punctelor care pot fi centralizate sau automatizate.
Ai nevoie de o soluție SCM adaptată companiei tale?
SaveMarSoft poate analiza procesele existente și poate dezvolta sau integra soluții pentru gestionarea furnizorilor, achizițiilor, stocurilor, comenzilor și operațiunilor logistice.